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    2022-04-14 「勞務類」服務建議書或服務企劃書之標書製作要領與準備重點 [標案類]   ( 點閱 : 768 次 )

    一般非技術性或非專業勞務性質的「勞務類」標案,通常在標案預算金額不大的情況下(未達一千萬元的查核金額,或未達二千萬元以上的巨額),大多採「最低標」的決標方式,通常以「環境清潔類、景觀園藝類、人力勞務服務類、或營運操作服務類」等相關屬性的勞務類標案居多。但隨著近年來越來越多機關單位改用「評選方式」來遴選廠商,以避免以往採「最低標」的得標廠商因削價競爭而影響履約品質,因此對眾多執行多年「最低標」勞務類案件的廠商而言,改採「評選方式」標案而須提送服務建議書或服務企劃書,就成為廠商面臨最大的問題與挑戰了。

    依據本公司過去近十年接受客戶委託「勞務類」標案的服務建議書經驗來看,有高達六成以上的客戶是完全沒有製作過服務建議書的經驗,甚至有不少的委託客戶是目前的履約廠商,但面臨新年度突然改成評選方式而委託梅森處理標書;約有三成是製作的服務建議書屢戰屢敗因而委託梅森處理,有近一成左右的客戶本身已有中上品質的標書製作能力與相關經驗,希望再精益求精、提升更好的標書品質。

    以下分享梅森近幾年來處理一般非技術性或非專業勞務性質的「勞務類」服務建議書或服務企劃書之標書顧問服務實務經驗,提供廠商標書製作時的準備要領與重點:

    1、先完成領標作業,以充分瞭解整體標案的需求內容、招標須知與評選標準等,以完整評估自身是否能承攬該案件:

    曾有不少詢問梅森評估標書服務的新手廠商,在初次投入標案只看招標須知或招標公告的基本訊息,就在評估案件或詢問梅森,實際上卻沒有先領標瞭解標案需求的全貌,結果有的案件是不須標書,有的案件也不瞭解需求內容的人力、物力與工作內容,或者也不清楚「評選須知」的標書項次內容與評選配分比重,徒增時間的浪費。應該要建立正確的態度與作法,先將欲投標的案件領標下來,才能完整評估廠商自身是否有能力或實力參與該案的投標作業,尤其預算金額較高且採「最有利標」的案件,往往其工作需求條件與內容較為複雜,也須評估自身公司的資格條件、人力數量、證照要求、機具設備,以及預算成本預估,才能決定是否該正式投入該案的備標作業。


    2、勞務類案件常見的基本備標資料、相關履約實績證明資料或實際作業照片,平日即要進行收集與彙整:

    一般非技術性或專業性的勞務案標書,常見的三大基本項目包括:「廠商公司簡介與規模、履約實績與相關證明、工作人員編制及機具設備」,其中,針對履約實績的證明文件主要是以「結算驗收證明」文件為主,「機關合約」代表頁面為輔,以及各履約標案主要施作項目「實際作業照片」作一呈現,這是需要平時就進行收集與彙整。

    對於主要參與專案人力的基本資料,包括學經歷、專案經驗、技術證照或訓練證書等,也須要完整的蒐集與提供掃描佐證文件於「附件」呈現;另,針對「工作人員名冊」雖會被要求於得標簽約後開工前提報機關即可,但部分勞務案會要求於服務建議書內即須提出人員名冊,甚至包括人員投保資料或合作同意書等,這點需要特別注意。原則上人員的配置能在服務建議書中就先完整提出預定的參與人員名冊與相關資料,會比較具有說服性。

    在工作機具設備、用品或器具等,也往往在某些勞務案會於需求書中特別要求,因此,在標書中必須列表清楚,甚至於「附件」中詳列相關的證明文件。例如若是要求車輛,就必須提出車輛的照片、行照與檢驗文件,如高空作業車、垃圾清運車等等,或較大型的清潔掃地機具設備等等,切記不要以為是等得標後才要去購置或尋找相關的機具設備。因為採「評選方式」的標書,就相當於等同得標後於開工前提出的「工作計劃書」,機關單位或評審者是需要看到廠商在各個方面都已經充分準備好了,因為正式得標後通常7至10天機關就會和廠商完成簽約並要求廠商立即進場作業。

    至於在廠商公司簡介與規模,主要須注意廠商公司的資本額或營業規模,是否合理性地被認知具有該標案的履約能力,必要時就需要提出公司的財力證明文件或說明公司履約周轉資金充裕,避免因公司資金過小或同時履約案件過多而無法勝任案件的履約。


    3、進行現場勘查,瞭解工作需求內容與重點,依評選須知提出詳細工作計劃:

    對於多數的勞務類或工程類的標案,廠商都應該至履約案場或施工場址進行現場勘查、拍照紀錄等作業,甚至有些案件會要求參與投標廠商須有現場勘查的證明,以確保參與廠商都能充分瞭解現場狀況。因此,多數的勞務案標書,廠商都需要提出對該案的工作執行計劃、現場工作組織架構、人力配置、機具設備數量與相關施作流程或方法、人員訓練、緊急應變計劃...等等相關的說明,如常見的環境清潔案,草皮植栽維護案,設備設施的勞務維護案等,以呈現廠商對該案的履約能力與專業說明,是服務建議書內容中很重要的部分,也可說完全不可或缺。

    若標書中有要求要進行「標價或報價的合理性」說明,主要見於「採最有利標」或非最低標的「準用最有利標、參考最有利標」等案件中;此外,「採最有利標」的案件通常機關會提出「回饋方案」的要求,而回饋作法也常以跟該案有關的勞務服務回饋為主,最好給予量化的金額,以凸顯回饋價值佔總金額的比重。


    4、服務建議書究竟是由內部團隊製作或委託外部專業顧問處理,那個方式較好?取決於人才能力養成、備標時間長短、標書品質維持與公司經營風險管理等因素:

    一般投入勞務類標案的廠商,除了屬於技術性或專業性服務的公司,如工程設計或技術服務之顧問公司、美術設計或資訊服務之顧問公司、法律或房地產專業服務公司 等等,大多數的勞務案廠商為中小型企業或商業登記公司,主要成員與專業人才非常有限,履約勞務案的預算金額大多在千萬元以內或千餘萬元,尤其負責人往往就是計劃主持人或現場專案負責人,除了基本的行政文書或會計人員外,大多數中小型廠商並沒有多餘人力或相關人才可以投入標書製作,就必須掌握在有限的備標時間內盡量提早委託委託外部專業顧問來處理標書製作,以提升得標最大的勝率。

    雖然有部分公司具有一定經營規模或相關人才能自行製作標書,主要參與的標案往往是「預算金額大」或參與「採有利標」的案件為主,在市場上具有一定的競爭力或公司知名度,但有可能在年底投標作業的旺季時期,因同時要投入多個標案而可能發生標書製作人力不足或來不及處理,就必須規劃提早數個月前委託外部顧問公司來協助分攤處理投標旺季的標書準備作業,以爭取最多的投標率與得標機會。

    不過,近幾年梅森也遇過委託標書服務的客戶,本身為企業負責人,同時自身或公司也具有製作標書的能力,但可能考量「公司經營風險管理」,有的負責人不敢由公司內部其他人員製作標書,擔心成為未來的競爭者;有的是公司主要由一位成員負責投標標書的製作,深怕人員異動離職後而讓公司喪失投標的競爭力,因此而委託梅森處理標書服務。

    以上這些標書製作的需求狀況或考量因素,可作為廠商未來在公司人才培養、經營風險控管的參考,當然梅森也有部分老客戶已有長達4、5年持續委託梅森處理標書事宜,能維持一定的標書品質,在雙方互信互利的基礎下年年為客戶創造佳績。


    最後值得一提的是,雖然標書製作的品質不會是得標與否的絕對關鍵因素,但品質良好的標書絕對是有利於呈現廠商最具競爭力與說服性的利器。根據過去經驗得知,廠商無法得標的原因可能是標價過高、某些資格或證照不夠齊全、履約經驗或財力不足、專業人員的證照數量或編制人數不夠具有競爭力,甚或因為機具、設備、車輛等不夠完整或非廠商自有等種種的因素,都會是影響能否得標的結果。

    故無論是由內部或外部人力製作出良好品質的標書,對於公司經營的各個方面,包括:人力人才的聘用、人員證照或證書取得、機具設備的購置、履約實績的累積等等,公司經營者仍須不斷的累積與提升,並維持標書製作一定的成本投入或投資,才能維持公司爭取政府標案、創造永續經營的關鍵。










     作者 : 梅森計劃書事務所

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